Bescherming van uw privacy is belangrijk. VPO is zich hiervan bewust en gaat zo zorgvuldig mogelijk om met de gegevens die u aan VPO verstrekt. Op deze pagina informeert VPO haar leden en andere relaties/belangstellenden hoe zij omgaat met de bescherming van uw privacy. VPO wil voldoen aan regels van de Algemene Verordening Gegevensbescherming die met ingang van 25 mei 2018 binnen Europa geldend zijn. Daarom heeft VPO deze privacyverklaring opgesteld. Zo weet u welke (persoons)gegevens VPO van u verwerkt en/of verzamelt, waarom zij deze (persoons)gegevens dient te verwerken en/of verzamelen en hoe zij hiermee omgaat.
Wanneer u deze website bezoekt, zich aanmeldt voor het lidmaatschap van de vereniging, inschrijft voor een cursus, bijeenkomst of de nieuwsbrief, accepteert u de toepasselijkheid van deze privacyverklaring.
Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van (persoons)gegevens via de website www.vponederland.nl en de daarop aangeboden diensten en producten, alsmede de daarop verwerkte teksten en afbeeldingen. De (persoons)gegevens en de daarmee gepaard gaande privacy worden met de grootst mogelijke zorg verzameld, verwerkt en, indien nodig, bewaard. Deze verklaring is uitdrukkelijk alleen van toepassing op de diensten en producten van deze website en niet op de websites van derden.
Definities
VPO: De vereniging VerzekeringsPlatform Overheden, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24379561.
Leden: lagere overheden, zoals gemeenten, provincies, waterschappen of – zulks ter uitsluitende beoordeling van het bestuur – hiermee gelijk te stellen organisaties.
Vertegenwoordigers van Leden: Natuurlijke personen die door de leden zijn aangewezen om hen te vertegenwoordigen bij de vereniging VPO en daar bijeenkomsten, werkgroepen en cursussen volgen.
Persoonsgegevens: Elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.
Website: De website www.vponederland.nl.
De persoonsgegevens
Welke gegevens verzamelt VPO?
VPO verzamelt de volgende door de vertegenwoordiger van het lid zelf aan VPO opgegeven persoonsgegevens:
- Voor- en achternaam;
- Foto (voor op het afgesloten gedeelte van de website);
- Werkadres;
- Werktelefoonnummer;
- Werk emailadres;
- Bij welk lid de vertegenwoordiger werkzaam is;
- Welke functie hij/zij bekleedt;
- Bankrekeningnummer van het lid, niet van de vertegenwoordigers;
- Aan welke VPO-activiteiten hij/zij deelneemt.
Van een beperkt aantal personen wordt – uitsluitend in onderlinge overeenstemming met hen – een privé adres en mogelijk een privé telefoonnummer en privé mailadres geregistreerd.
VPO is de verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. Wat doet VPO met deze gegevens?
Alle hierboven genoemde gegevens worden gebruikt voor:
- het vastleggen in de ledenadministratie van VPO en het innen van de contributie;
- de vastlegging van de inschrijving van de vertegenwoordiging van een lid, voor het volgen van een cursus, het deelnemen aan een Algemene Leden Vergadering (ALV) of themadag en het innen van de contributie/cursusgeld;
- het plannen en organiseren van de werkgroepen en cursussen;
- het versturen van nieuwsbrieven;
- het kunnen toesturen van informatie over nieuwe cursussen en andere activiteiten van VPO;
- het verkrijgen van inzicht in de opbouw van het leden- en cursistenbestand ten behoeve van beleid/het ontwikkelen van cursussen en werkgroepen binnen de doelstelling van VPO.
De gegevens worden opgeslagen in
- het programma dat VPO gebruikt voor haar ledenadministratie op de website. Met de leverancier is een verwerkingsovereenkomst gesloten die voldoet aan de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming;
- een programma voor het registreren van de ledenadministratie*;
- een programma voor het versturen van de facturen*;
- een programma voor de nieuwsbrief (Mailchimp);
- de VPO-app;
- een bestand voor het registreren van cursusdeelnemers*;
- een bestand met deelnemende leden aan een werkgroep*.
* Deze programma’s zijn in eigen beheer bij het bestuur van VPO, waarbij het programma voor de ledenadministratie als bronbestand fungeert.
De gegevens worden alleen opgeslagen voor zover dit noodzakelijk is voor de activiteiten waarvoor u zich heeft aangemeld. De (persoons)gegevens worden niet verstrekt aan derden, tenzij u daar uitdrukkelijk toestemming voor geeft of VPO hiertoe wettelijk verplicht is. Afgezien van bovenstaande kan VPO de (persoons)gegevens tevens delen wanneer dit noodzakelijk is in een juridische procedure of om de rechten van VPO te beschermen.
Toegang tot de gegevens
Recht tot wijzigen van en toegang tot de gegevens hebben uitsluitend, met betrekking tot:
- de ledenadministratie: het bestuur en – voor zover het hun eigen werkgroep of cursus betreft – de werkgroepvoorzitters en –leden;
- het facturatieprogramma: het bestuur;
- de gegevens op de website: de webmaster DailyCMS, VZLN Communicatie en de leden van VPO Communicatie;
- de cursusadministratie: het bestuur en de docent, alsmede de organisatie die de cursus organiseert;
- de app: de app ontwikkelaar Digitalisma, de webmaster DailyCMS, VZLN Communicatie en de leden van VPO Communicatie.
Met deze personen en bedrijven is geheimhouding afgesproken die is vastgelegd in een getekende geheimhoudingsverklaring c.q. een bewerkingsovereenkomst.
Jaarlijks krijgt de kascommissie toegang tot vertrouwelijke (persoons)gegevens van het VPO voor controle van het jaarwerk. Met de leden van de kascommissie wordt vóór aanvang van hun werkzaamheden geheimhouding afgesproken die wordt vastgelegd in een door hen ondertekende geheimhoudingsverklaring.
Gegevens inzien, wijzigen of verwijderen
U heeft het recht om de door u verstrekte (persoons)gegevens te allen tijde in te zien, te laten corrigeren of verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar secretaris@vponederland.nl. VPO zal zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen 4 weken, op uw verzoek reageren.
Bewaartermijn
VPO bewaart de (persoons)gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van de dienstverlening, of dan wettelijk verplicht is.
Beveiliging
VPO neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. De website maakt gebruik van een betrouwbaar SSL Certificaat om te borgen dat uw persoonsgegevens niet in verkeerde handen vallen.
Gegevens ten behoeve van statistische analyse
VPO maakt geen gebruik van cookies.
De website kan gebruik maken van Google Analytics om bij te houden hoe de website gebruikt wordt. De verkregen informatie wordt door Google opgeslagen op haar servers door middel van cookies. Google kan deze informatie aan derden verschaffen indien Google hiertoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover deze derden de informatie namens Google verwerken. VPO heeft hier geen invloed op en is niet aansprakelijk voor eventuele schade die hieruit voortvloeit. Deze gegevens zijn geanonimiseerd.
Door gebruik te maken van de website van VPO, geeft u toestemming voor het verwerken van informatie door Google op de wijze en voor de doeleinden zoals hiervoor omschreven.
Informatie van derden
Indien VPO links naar content van derden op de website vermeldt, dan kan VPO geen invloed uitoefenen op de inhoud van de website van deze derden. VPO is niet aansprakelijk voor de inhoud op de betreffende websites. Deze derden maken gebruik van een ander privacybeleid dan VPO.
Contact met VPO
Wanneer u vragen heeft over het privacybeleid van VPO, dan kunt u een e-mail sturen naar secretaris@vponederland.nl.
Klachtenprocedure
Heeft u klachten over het privacybeleid van VPO, dan kunt u daarover ook een e-mail sturen naar secretaris@vponederland.nl. Indien u niet tevreden bent over de afhandeling van uw klacht, dan heeft u het recht contact op te nemen met de Autoriteit Persoonsgegevens,www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.